Hyväksytty Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnassa 29.1.2025.
Pääkirjastossa on vuokrattavana eri kokoisia kokous- ja tapahtumatiloja. Tilojen vuokrauksessa edellytetään, että tilaisuudesta ei aiheudu haittaa kirjaston toiminnalle eikä se vaaranna asiakkaiden tai henkilökunnan turvallisuutta.
Kirjaston kaikille avoimissa tiloissa järjestettävä tilaisuus on toteutettava aina yhteistyössä kirjaston kanssa. Näiden tilaisuuksien tulee olla kaikille asiakkaille avoimia ja ilmaisia.
Kirjaston tiloissa on käytössä kaupunginhallituksen 13.1.2025 tekemän päätöksen mukainen vaalikaranteeni, joka alkaa kaksi kuukautta ennen varsinaista vaalipäivää. Sen mukaan kirjaston tiloja ei voi käyttää vaaleihin liittyviin tilaisuuksiin, poikkeuksena vaalipaneelit, joissa eri ehdokkaita asettaneet tahot ovat tasapuolisesti esillä. Kirjaston tiloissa ei saa jakaa, eikä ilmoitustauluille kiinnittää poliittisia ilmoituksia tai mainoksia eikä ilmoituksia poliittisista tilaisuuksista.
Kirjastopalvelujen johtaja päättää, kenelle kirjaston kokous- ja tapahtumatiloja vuokrataan. Tilojen käyttömaksujen suuruuden päättää Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta.
Lähikirjastoissa olevien tilojen käytöstä päättävät lähikirjastojen johtajat samojen sääntöjen mukaisesti. Kirjastopalvelujen johtajalla on otto-oikeus lähikirjastonjohtajien tekemiin sopimuksiin.
Varaamalla kirjaston tiloja, varaaja sitoutuu noudattamaan näitä käyttösääntöjä
- Tilaisuuden sisältö tai luonne ei saa olla ristiriidassa Suomen lain kanssa. Varaaja hankkii itse mahdollisesti tarvitsemansa luvat ja tekee tarvittavat ilmoitukset viranomaisille.
- Tilaisuuksien järjestämisestä on tarkempia säädöksiä esimerkiksi kokoontumislaissa. Kokoontumislain (4. luku, 17 §) mukaisesti yleisen kokouksen ja yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä sekä lain noudattamisesta tilaisuudessa. Varaaja tutustuu kiinteistön pelastussuunnitelmaan ja yleisiin turvallisuusohjeisiin ja huolehtii siitä, että tilassa säilyy järjestys ja ohjeita noudatetaan.
- Varaajan ja vuokraajan täytyy olla myös tilaisuuden järjestäjä. Varaaja ja vuokraaja ei voi antaa tilan käyttöoikeutta eteenpäin tai veloittaa kolmatta tahoa tilan käytöstä.
- Tilaisuus ei saa levitä varatun tilan ulkopuolelle, esimerkiksi ulkopuolella ei saa jakaa flyereitä, ilmapalloja tai muuta materiaalia. Varatun tilan ulkopuolelle voi laittaa tapahtumaa mainostavan julisteen.
- Tilaisuuksissa ei saa olla alkoholitarjoilua.
- Tilan maksimihenkilömäärää ei saa ylittää.
- Kirjastolla on tarvittaessa oikeus evätä vuokralaisen pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan.
Tilan varaaminen, vuokraaminen ja hinnoittelu
Varattavat ja vuokrattavat tilat sekä niistä perittävät maksut ovat nähtävissä kirjaston verkkosivuilla. Kaikissa varauksissa noudatetaan samaa hinnoittelua. Tilan veloitukseton käyttö on mahdollista vain kirjaston kanssa yhteistyössä järjestettävissä tilaisuuksissa, joissa kirjasto on toinen järjestäjä.
Tilaa haetaan verkkolomakkeella, jossa kysytään muun muassa tilan käyttötarkoitus, arvioitu osallistujien määrä, tilaisuuden järjestäjää koskevia tietoja sekä pyydetään vastuuhenkilöltä sitoumus huolehtia tilaisuuden liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Myönnetystä varausajasta lähetetään varaajalle varausvahvistus sähköpostiin.
Tilan vuokran voi maksaa kirjaston asiakaspalveluun tai se laskutetaan vuokraajalta tilan käytön jälkeen. Laskutuksesta voi tulla laskutuslisä kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.
Tilan tulee olla vapaa seuraavaa käyttäjää varten varatun ajan päättyessä ja vuokraajan tulee jättää tila samaan kuntoon kuin se oli vuokrausajan alkaessa.
Vuokraaja on korvausvelvollinen, mikäli tilaisuudessa aiheutuu vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava heti kirjaston henkilökunnalle.
Varauksen peruminen
Kirjaston tilojen vahvistetun varauksen voi perua maksutta on 14 vuorokautta ennen tilaisuutta.
Kirjaston tilojen hyväksytyt varaukset voidaan peruuttaa kirjaston toimesta perustellusta syystä.