Kirjaamo
Sähköposti: kokkola(at)kokkola.fi
Kirjaamo vastaanottaa kaupungille, kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle osoitetut kirjeet ja kirjaa ne asianhallintajärjestelmään. Kirjaamisen jälkeen asiat toimitetaan niitä hoitaville viranhaltijoille jatkotoimenpiteitä varten.
Kirjaamosta voit tiedustella sekä keskeneräisten että jo päätettyjen asioiden vaiheita. Kirjaamoon voit toimittaa mm. kuntalaisaloitteita, muutoksenhakuja, lausuntopyyntöjä, vastine- ja selvityspyyntöjä, anomuksia ja vastauskirjeitä.
Keskusarkisto
Keskusarkisto (kaupunginarkisto) johtaa kaupungin arkistotointa. Keskusarkisto ottaa vastaan ja ylläpitää kaupungin julkisen toiminnan tuloksena syntyneen pitkäaikaisesti säilytettävän asiakirja-aineiston sekä hoitaa siihen liittyvän tieto- ja tutkijapalvelun. Keskusarkiston asiakirja-aineistot antavat hyvän kuvan Kokkolan kaupungin kehityksestä ja niistä saa tietoja eri hallintoelimissä käsitellyistä asioista.
Suurimmat aineistoryhmät muodostavat kaupunginhallituksen, valtuuston ja eri lautakuntien pöytäkirjat, palkka-asiakirjat sekä rakennusluvat. Myös eri koulujen aineistoa on siirretty keskusarkistoon. Vanhin asiakirja on Kokkolan kaupungin perustamisasiakirja vuodelta 1620. Valtaosa aineistosta on kuitenkin 1900- ja 2000-luvuilta. Uudemmat asiakirjat ovat hallintokuntien hallussa.
Lakkautettujen kuntien (Kälviä, Lohtaja ja Ullava) arkistot sijaitsevat pääsääntöisesti Kälviän aluetoimiston arkistossa. Kaarlelan ja Öjan kuntien arkistot sijaitsevat keskusarkistossa. Terveyskeskuksen potilasarkisto sijaitsee terveyskeskuksessa. Vuodesta 2017 alkaen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjat löytyvät Soiten toimipisteistä.
Tutkimusluvat ja tilaukset
Viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja niitä voi kuka tahansa tulla ajanvarauksella tutkimaan. Mikäli asiakirjoihin sisältyy salassa pidettävää tai arkaluonteista tietoa, sinun on haettava tutkimuslupaa aineiston käyttöön. Tutkimuslupa sitouttaa sinut myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuuteen.
Keskusarkisto tekee säilyttämiinsä asiakirjoihin perustuvia selvityksiä ja antaa todistuksia ja jäljennöksiä. Voit tehdä todistus-, jäljennös- ja selvitystilaukset kirjeitse, sähköisesti tai puhelimitse. Jos tarvitset tutkimuslupa-ajan ota yhteyttä arkiston henkilökuntaan.
Arkistopalvelut ovat tavoitettavissa kaupungintalon asiakaspalvelupisteestä, joka sijaitsee Virkakujan puoleisen sisäänkäynnin vieressä. Keskusarkiston henkilökunnan tavoitat s-postilla: arkisto(at)kokkola.fi.
Rakennuslupien arkistotilauksissa ota yhteyttä: asiakaspalvelu(at)kokkola.fi tai Puh. 040 8065 001, 040 8065 002, 0408065020